Subcontratar los servicios de facturación médica: ¿debe un médico subcontratar los servicios de facturación médica?

Esta es una decisión muy difícil para cualquier médico y se reduce parcialmente a esta o su propia ideología personal y nivel de comodidad.

Los médicos del hospital casi siempre estarán mejor subcontratando debido a los gastos relacionados con la oficina en los que de otro modo no incurrirían. Como propietario del servicio de facturación médica, puede pensar que tengo una inclinación natural hacia la subcontratación. Te puedo asegurar que este no es el caso.

Los médicos que controlan demasiado, se sienten incómodos o desconfían de los servicios de facturación son casi imposibles de administrar. No quiero tener nada que ver con ese tipo de médicos, pero respeto y entiendo completamente su punto de vista. Dejando de lado toda ideología me gustaría profundizar en los pros y los contras de esta difícil y complicada decisión.

Soy un médico que está muy interesado en el aspecto comercial de la medicina y no me importa pasar mi valioso tiempo administrando el aspecto de facturación médica de mi práctica.

Claramente, la mejor manera de hacer su facturación es hacerlo personalmente. Obviamente, hacerlo usted mismo probablemente no sea una opción, pero si está dispuesto a pasar el tiempo y tiene interés, le recomendaría que haga su propia facturación. Tenga en cuenta que la mayoría de los propietarios de servicios de facturación y ciertamente nuestros empleados tienen antecedentes médicos limitados. Los médicos que estudian CPT, asisten regularmente a seminarios de facturación y se mantienen actualizados sobre los cambios de la industria son, en mi opinión, los mejores gurús de la facturación médica.

Soy un médico que no tiene absolutamente ningún tiempo ni interés en el aspecto de facturación médica de mi práctica. Dependo completamente del gerente de mi oficina y del personal de facturación.

Desafortunadamente, la mayoría de los médicos están en esta posición. Incluso si estuvieran interesados ​​en mantenerse al día con todos los cambios y elementos de la facturación médica, la realidad práctica es que no hay absolutamente nada de tiempo. Seamos sinceros; el tiempo es su activo más valioso. Es algo así como cortar tu propio césped. Te iría mucho mejor económicamente viendo pacientes durante tres horas el sábado por la mañana. Creo que la siguiente información lo ayudará enormemente con su decisión de subcontratar su facturación o continuar haciéndolo usted mismo y con decisiones futuras en el aspecto comercial siempre cambiante de la medicina.

Los pros y los contras de externalizar sus servicios de facturación médica.

Me gustaría comenzar este artículo con un par de puntos obvios pero importantes. Si tiene un sistema de controles, tenga la mente abierta acerca de la competencia del gerente de su oficina, tiene un excelente sistema informático, sistemas de información adecuados y su oficina está haciendo un excelente trabajo recaudando su dinero, entonces, por supuesto, haga no hacer ningún cambio. Por el contrario, si planea subcontratar su facturación, asegúrese de contratar una empresa de calidad. Pasaré algún tiempo al final de este artículo discutiendo esto más a fondo.

La mayoría de los principales expertos están de acuerdo en que cuesta alrededor del 4,5% de las recaudaciones netas realizar la función de facturación dentro del consultorio de un médico. Por cierto, esto también está cerca de mi costo real.

Teóricamente, un servicio de facturación debería poder recaudar más dinero que el consultorio de un médico porque es nuestra competencia principal. La pregunta es ¿cuánto más? Es por eso que me centro en cómo elegir un servicio de facturación al final de este artículo.

Los números

R. Hagamos las matemáticas en un modelo teórico.

Basaremos nuestros números en una práctica cuyas cuentas por cobrar brutas totales son de $100,000 por mes. Obviamente, este es un modelo demasiado simplista diseñado para cuantificar el costo agregado o el costo de oportunidad del componente de facturación médica solamente.

Gastos de facturación agregados actuales

Gastos internos

Ingresos brutos totales $100,000

Gasto de facturación actual $ 4,500

(4,5%) —————

Ingresos netos $ 95,500

Gasto de facturación subcontratado

Ingresos brutos totales $100.000

Facturación actual servicio exp. $7,000

(7,0% recaudaciones netas) —————

Ingresos netos $ 93,000

Incremento de costo neto con subcontratación = $2,500.00

Como puede ver en este modelo teórico de «en igualdad de condiciones», su práctica incurriría en una disminución de $2500 en los ingresos netos con la implementación de una estrategia de subcontratación de facturación. Tenga en cuenta que este modelo no aborda otros problemas menos tangibles, como su nómina reducida, gastos de computadora, etc. En realidad, el costo neto podría ser sustancialmente inferior a $ 2,500. Muchos médicos percibirán esto como un pequeño precio a pagar, mientras que otros lo considerarán un costo prohibitivo.

5% de incremento teórico de la facturación bruta con facturación externalizada

Ingresos brutos totales $ 105,000 (aumento del 5%)

Gastos de servicio de facturación $ 7,350

(7% recaudaciones netas) —————-

Ingresos netos $ 97,650

$95,500 – $97,650 = $2,150.00 de aumento en ingresos netos.

Como puede ver en este modelo, con un aumento del 5 % en los cobros, sus ingresos netos aumentarán $2150,00 con el gasto adicional del servicio de facturación. Tenga en cuenta que un aumento del 5% en la recaudación bruta es en realidad bastante conservador y debería ser fácilmente obtenible mediante un servicio de facturación de calidad.

Intangibles

B. Un servicio de facturación debería ser capaz de brindarle una reducción sustancial en sus agravantes diarios, como problemas con el software de administración de la práctica, menos empleados, molestias para contratar empleados competentes, menos seguro médico, menos capacitación, ECT, etc. . Sin embargo, a la inversa, perderá algo de control sobre su práctica. Si el servicio de facturación no cobra más dinero tus gastos aumentarán. Depende de usted determinar si el aumento del gasto se compensa o no con la disminución de la agravación.

seguridad

C. Un servicio de facturación debería poder aumentar sus niveles de seguridad mediante la creación de un sistema de controles y balances. Como ex oficial de policía, puedo asegurarle que las estadísticas delictivas indican que la mayoría de los desfalcos/fraudes/robos ocurren desde adentro. Durante una investigación, el gerente de una tienda de Sears and Roebuck Co. me dijo una vez, «nuestros clientes lo sacan poco a poco, pero nuestros empleados lo sacan en barriles con ruedas». Esta lógica también se aplica al consultorio de un médico. Un servicio de facturación puede brindar una capa adicional de protección porque existe un sistema de controles y balances independientes. Por lo general, los servicios de facturación son empresas bastante grandes con estrictos controles internos. Mi organización Medi-Bill Inc. Opera internamente de manera similar a una institución bancaria con la forma en que manejamos los fondos. Es muy poco probable que la propiedad de una firma de facturación médica de buena reputación se arriesgue a las consecuencias de cometer fraude contra un cliente.

Por el contrario, la cuestión se reduce una vez más al control. Es comprensible que muchos médicos estén bastante inquietos cuando sus cheques y correspondencia se envían directamente al servicio de facturación. Para complicar aún más este dilema, «¿qué pasará con los cheques y la correspondencia después de que finalice el acuerdo de servicio de facturación?» (Nuevamente, discutiremos alternativas a esto al final del artículo)

Tecnología

D. El software de administración de consultorios de última generación es una inversión extremadamente costosa. Si ya ha invertido en un sistema informático de alta calidad, no creo que subcontratar su facturación tenga mucho sentido desde el punto de vista financiero, a menos que el proveedor de su equipo le esté cobrando tarifas de soporte escandalosas. Si está considerando comprar un sistema informático o un sistema de gestión de registros médicos, mi proveedor favorito con el que hemos trabajado durante más de 15 años es Office Management Solutions (OMS) con sede en Tampa, Florida. El propietario se llama John Peake y es, con mucho, el proveedor de computadoras más honesto y respetable con el que he trabajado. Se puede comunicar con OMS al 813-963-5582 o http://www.oms-online.com.

Si necesita actualizar su sistema, comprar un nuevo sistema o sus tarifas de soporte se están saliendo de control, este puede ser un momento oportuno para considerar la subcontratación de sus servicios de facturación médica.

Seguridad financiera

F. Muchos médicos, por razones obvias, no quieren que los gerentes/personal de su oficina tengan un conocimiento profundo de cuánto dinero está ganando la práctica. Un servicio de facturación confiable y correctamente administrado puede crear este nivel de seguridad financiera. El mejor de los casos es que su personal solo vea sus gastos y tenga solo una comprensión limitada de los ingresos que se generan. Esto también se puede lograr internamente haciendo y registrando sus propios depósitos. Si va a hacer su propia facturación, debo enfatizar la importancia de la seguridad financiera. Debe crear un sistema de seguridad financiera. Si no tiene tiempo para abrir personalmente su correo y hacer los depósitos, definitivamente es un candidato para la subcontratación. Muchos bancos ofrecen una «caja de seguridad» donde puede dirigir sus cheques y correspondencia. Los servicios de caja de seguridad bancaria son generalmente bastante caros. Por lo general, cobran alrededor de .25 por copia. También puede optar por sacar su propio apartado de correos ubicado junto a su empresa de facturación. De esta manera aún mantiene el control de sus cheques y correspondencia.

Agencias de cobro

G. Muchos servicios de facturación son propietarios o tienen relaciones afiliadas con agencias de cobro. Definitivamente querrás evitar esta situación. Asegúrese de que su servicio de facturación le proporcione un informe mensual que contenga la información adecuada sobre las cuentas morosas, lo que le permitirá al gerente de su oficina enviar correctamente la información a la agencia de cobranza de su elección. En mi opinión, los servicios de facturación que poseen las agencias de cobro o establecen relaciones cercanas de afiliación con ellas no son éticos y deben evitarse a toda costa. Si bien es casi imposible encontrar una agencia de cobro que no tenga relación con los servicios de facturación médica, lo que intento hacer es asegurarme de que su servicio de facturación sea independiente y que tenga la libertad de seleccionar una agencia de cobro de su elección. Esta relación presenta un escenario en el que el servicio de facturación puede simplemente perseguir las cuentas fáciles de cobrar y permitir que las más difíciles pero aún cobrables caigan en manos de una agencia de cobranza que obviamente cobra un porcentaje mucho más alto de cobranza. Nuevamente, es fácil ver cómo un servicio de facturación puede facilitar o erosionar su sentido de control. La agencia de cobranza de mayor reputación con la que he tratado es una compañía llamada Oficina de información de cobranza (CIB). He estado haciendo negocios con ellos durante años y nunca han intentado establecer una relación de afiliación con mi empresa. Puede comunicarse con CIB al 1-800-231-3514, comuníquese con Sandy Lopez.

Diferentes tipos de servicios de facturación.

Hay tres tipos diferentes de servicios de facturación.

* Tarifa por siniestro

* 50/50

* Servicio completo

Los servicios de facturación de tarifa por reclamo cobran una tarifa fija por reclamo. Las tarifas generalmente oscilan entre $ 1.25 y $ 5.00 por reclamo, según los servicios prestados.

ventajas:

· Puede ser útil para una práctica nueva que no ha implementado completamente un sistema informático o que todavía está tratando de decidir si subcontratar.

· Prácticas con sistemas informáticos antiguos o desactualizados

· Costo por reclamo relativamente económico

· Excelente para las prácticas que tienen un problema con un solo grupo de pagador en particular, como Medicare o pagadores que requieren la presentación electrónica de reclamos

· Médicos que planean jubilarse dentro de un año

· Altamente flexible

· Prácticas de bajo volumen

· menos empleados

Desventajas:

* Caro para prácticas de alto volumen

* Mala integridad de las cuentas por cobrar

* Falta de sistemas de información

* Falta de control

50/50

Los servicios de facturación 50/50 instalan terminales/terminales de computadora en su oficina. El servicio de facturación realiza una parte del proceso de facturación mientras que tu oficina realiza la otra. Como probablemente pueda ver en mi lista de desventajas, en mi opinión, este es el tipo de servicio de facturación menos deseable.

ventajas:

· Menos costoso que los servicios de facturación de servicio completo

· Evitar la compra de software de gestión de consultas

· Crea un sistema de controles y equilibrios

· menos empleados

Desventajas:

* Altas tarifas de instalación

* Baja responsabilidad del servicio de facturación

* Falta de control

* Problemas de comunicación (todos los problemas de cobro serán atribuidos a su oficina)

* Es probable que su personal termine haciendo la mayor parte del trabajo

* Completamente dependiente de Internet

* Pérdida de datos

* Cuestiones de HIPPA

Servicio completo

ventajas:

· eliminar por completo el proceso de facturación de su oficina

· relación simbiótica

· evitar costosos sistemas informáticos

· sistema de frenos y contrapesos

· menos empleados

Desventajas:

· caro

· pérdida de control

· relaciones con los pacientes

· relaciones con agencias de cobro

¿Debería subcontratar mi lista de verificación de facturación? Si responde afirmativamente a la mayoría de las siguientes preguntas, entonces probablemente debería considerar la subcontratación.

· ¿Está disminuyendo su tasa general de cobro?

· ¿Sus cuentas por cobrar son demasiado altas?

· ¿Está experimentando un aumento en el número de reclamaciones denegadas?

· ¿Es muy alto su nivel general de frustración con respecto a su facturación/oficina comercial?

· ¿Se enfrenta a una importante inversión de capital en nuevo hardware o software?

· ¿Sus tarifas de soporte informático son demasiado altas?

· ¿Está teniendo dificultades para mantener o contratar personal de facturación con experiencia?

· ¿Está dedicando demasiado tiempo al aspecto empresarial de la medicina?

· ¿Le preocupa que su personal o el gerente de la oficina tenga conocimiento de sus ingresos?

· ¿Depende completamente del gerente de su oficina?

· ¿Está planeando expandir su práctica?

· ¿Cree que la estructura de costos de sus prácticas es demasiado alta?

· ¿Tiene varios empleados realizando tareas que podrían ser manejadas por un solo gerente más experimentado?

· ¿Está obsoleto su sistema informático?

· ¿El hardware, el software y la tecnología de la información están interrumpiendo el funcionamiento de su práctica?

¿Cómo selecciono un servicio de facturación?

1. El servicio debe ajustarse o complementar el tamaño de su práctica actual. Trate de hacerse una idea básica del tamaño de la empresa. Lo más probable es que una práctica en solitario tenga mayor éxito con una empresa de facturación pequeña o mediana. Obviamente, un médico de familia en solitario probablemente no estaría muy bien atendido por una empresa que cotiza en bolsa.

2. Evite los contratos vinculantes a largo plazo. Debe ser libre de rescindir su acuerdo en cualquier momento dentro de los 30 días de notificación por escrito. El acuerdo debe especificar claramente lo que cada parte hará por la otra. Asegúrese de que el acuerdo asegure que al momento de la rescisión recibirá un informe de cuenta por cobrar muy detallado [listed by individual patient] .

3. ¡Pide referencias y llama a los demás proveedores!

4. Indagar/investigar al propietario real de la empresa. Pida hablar con el propietario directamente.

5. Evite las empresas que ofrecen demasiados tipos de servicios diferentes. La facturación médica es un campo muy especializado. Las empresas que ofrecen servicios de agencia de cobro, nómina, consultoría financiera, consultoría fiscal, seguros de mala praxis, servicios de marketing, etc., en mi opinión, no están lo suficientemente enfocadas en lo que están allí para hacer. ¡Recoge tu dinero!

6. Pregunte a otros médicos. Tenga la mente abierta sobre esto porque los médicos que están contentos con su compañía de facturación no necesariamente quieren que crezcan y, en general, les gusta mantener un perfil bajo en este tema.

7. ¿Se vende el servicio de facturación? Intente determinar si la empresa se ha vendido recientemente o no. En su contrato/acuerdo debe solicitar que se le notifique dentro de los 30 días de la venta pendiente. En mi experiencia, los servicios de facturación se compran y venden constantemente. A veces, la adquisición es algo positivo, pero muy a menudo la fusión/adquisición puede ser muy perjudicial. Al menos se le debe notificar y se le debe dar suficiente tiempo para tomar una decisión adecuada sobre si permanecerá con la nueva empresa o seleccionará otra.

8. ¿Adónde se enviarán sus cheques y correspondencia? Este tema delicado e importante no tiene por qué ser tan complicado como parece. Muchos médicos, por razones obvias, son reacios a permitir que los cheques y la correspondencia se envíen directamente a su servicio de facturación. Algunos servicios de facturación acreditados y de alta calidad ni siquiera brindarán servicios a los clientes que insisten en que se les envíen directamente los cheques y la correspondencia. Me gustaría dedicar unos minutos a este tema importante y explicar las ramificaciones de dónde exactamente se enviarán sus cheques y su correspondencia. ¡Mantener la integridad de sus cuentas por cobrar es crucial! Si su oficina de forma rutinaria no envía correctamente copias de cheques y correspondencia a su compañía de facturación, su práctica podría estar en grave peligro de perder el control de las cuentas por cobrar. Si su cuenta por cobrar debe mantener cualquier apariencia de integridad financiera, es fundamental que los empleados del servicio de facturación no dediquen un tiempo y esfuerzo valiosos al seguimiento de reclamos que ya se pagaron y no se les enviaron correctamente. Comprensiblemente, su servicio puede incluso considerar esto como un esfuerzo intencional para reducir sus comisiones. Una vez más, las cajas de seguridad de los bancos ofrecen una buena alternativa a este dilema. Algunas prácticas resuelven este problema dirigiendo todos los cheques y la correspondencia a un apartado de correos manteniendo separadas las EOB. de otro correo corporativo. Los cheques y la correspondencia se envían por correo al servicio de facturación «sin abrir» quincenalmente. Este es un compromiso excelente y crea un sistema de control. Hay muchas otras opciones posibles, pero el punto importante a recordar es que UNA entidad debe ser completamente responsable de la validez e integridad de sus EOB.

9. ¡Asegúrese de que todos los cheques y la correspondencia se emitan con su número de identificación fiscal y estén a su nombre! Asegúrese de que su contrato/acuerdo especifique que el servicio de facturación no refrendará ni intentará refrendar sus cheques y correspondencia.

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