Liderando Equipos Virtuales – ICE Blog

Por: Gorgona de Bronwyn

fue el 1 de mayo^calle de 2020, cuando llegué por la mañana para trabajar en las oficinas ejecutivas de mi lugar de trabajo, solo para darme cuenta de que no había nadie más allí. Como líder de enfermería que trabaja en la mejora de la calidad para un sistema de atención médica de práctica ambulatoria de 50 sitios, aprendí de repente que la comunicación estaba cambiando para siempre. Después de trabajar en un gran edificio administrativo corporativo, con reuniones, almuerzos y cubículos, descubrí que la empresa cerró definitivamente el edificio, no renunció al contrato de arrendamiento y que todos los departamentos estaban completamente remotos, con efecto inmediato.

Avance rápido 3 años, tengo más experiencia liderando equipos remotos de lo que hubiera previsto. Después de mi enfoque de prueba de fuego, espero compartir información sobre la colaboración interprofesional en el mundo virtual. Quiero compartir seis herramientas prácticas que los líderes pueden implementar de inmediato, que promoverán una comunicación productiva.

Quiero presentar estas estrategias con los antecedentes de mi experiencia en la creación, el mantenimiento y el crecimiento de equipos de forma virtual. Una de mis funciones como enfermera practicante para una organización de atención médica es la de Directora de Transiciones de Atención para el departamento de mejora de la calidad. Al hacer esto, dirijo comités, administro varios equipos, empleados y superviso todas las ubicaciones del sitio en toda la organización, incluidos los procesos del sistema hospitalario externo. Dicho esto, la información que comparto cubrirá la comunicación interdisciplinaria entre individuos, equipos, partes interesadas tanto internas como externas.

1) Ayudas para reuniones virtuales

Dependiendo de la frecuencia con la que su equipo necesite comunicarse, es esencial programar un horario designado para registrarse. Una reunión, cuando se inicia de manera efectiva, puede reducir la confusión y promover la cohesión. Para tener una reunión exitosa, el equipo debe estar en sintonía con la forma en que se utiliza. Para lograr esto, el equipo debe reunirse virtualmente en una plataforma basada en chat, en fechas y horas designadas, con un plan para abordar los planes de trabajo. La comunicación debe ser enfocada, estructurada y usar pautas.

Se puede incorporar una plantilla de reunión para verificar la asistencia, los roles individuales/de equipo, los plazos, la información confidencial, las actualizaciones, los cambios en el plan de trabajo y responder cualquier pregunta. Hay que entender que no es lo mismo un huddle que un chat grupal. No pretende sobrecargar al personal con demasiada información, sino más bien compartir la información suficiente para que sea útil.

2) Coordenadas del calendario colectivo:

La falta de comunicación y claridad es el mayor escollo de cualquier equipo remoto. Por esta razón, ¡usar un calendario de equipo compartido designado puede salvar el día! El uso del calendario como una «pizarra» diaria creará una dirección diaria, semanal, mensual y anual. ¡Las posibilidades son infinitas cuando se trata de compartir el trabajo!

El calendario se puede optimizar para representar el horario de trabajo virtual. Por ejemplo, si el equipo necesita completar una tarea grupal que tomará una semana, puede enviar una invitación de calendario a la tarea virtual. En otro ejemplo, mi departamento realiza muchos ciclos Planificar-Hacer-Estudiar-Actuar. Establezco objetivos y cronogramas y los comparto en calendarios para que todo el equipo pueda mantenerse al día con facilidad. Se puede invitar a individuos y equipos a sus prioridades de trabajo, por lo que existe la máxima claridad en la designación de la responsabilidad. Algunos beneficios de este método son evitar redundancias en el trabajo. También se puede optimizar para abordar la cobertura del personal durante el tiempo libre. En general, ofrece transparencia y permite que todos los involucrados tengan un sentido de participación como individuo y como grupo.

3) Síncrono vs. Asíncrono, Sincronía:

Una pregunta que el líder remoto debe responder es: ¿en qué trabajamos juntos y en qué trabajamos por separado? ¿Con qué frecuencia nos reunimos como equipo, sin perder tiempo trabajando para alcanzar los objetivos? El cuidado de la salud tiene recursos limitados con el tiempo y el personal en la parte superior de esa lista. Además, un líder suele gestionar tanto equipos como personas. ¿Cómo se construye una cultura de unión y unidad dentro del aislamiento?

Tomar el pulso del equipo se vuelve primordial cuando se comprende cómo se motiva a su grupo único. A veces, los breves controles uno a uno de 15 minutos se vuelven más útiles y mejoran la moral, en comparación con una larga reunión de equipo cada hora o largas cadenas de correo electrónico. Los equipos virtuales necesitan orientación sobre qué métodos son aceptables para la comunicación y en qué momentos. Demasiada comunicación se vuelve disruptiva, mientras que muy poca se convierte en otro desafío. Las expectativas y el establecimiento de estándares de comunicación mitigarán los patrones de comunicación problemáticos y abrirán el espacio para una gestión productiva del tiempo.

4) Flexibilidad: ¿amigo o enemigo?

El líder necesita decidir cuidadosamente cómo usar la flexibilidad como herramienta en el mundo virtual. Ser flexible puede motivar a algunas personas, mientras que otras pueden necesitar una estructura para mantenerse en el camino. Brindar una cultura de flexibilidad puede ser útil para hacer el trabajo, pero debe considerarse en un estilo de riesgo versus recompensa. Como gerente, noté que cuando se les da la oportunidad de trabajar fuera del horario comercial, en comparación con tomar tiempo libre o licencia por enfermedad, las personas a menudo eligen trabajar ahora y usar su tiempo libre más tarde. Esto fomenta la productividad y la motivación del personal en el estado actual, sabiendo que el tiempo libre será recompensado en el futuro.

Otras formas de aprovechar la flexibilidad es ayudar a los miembros del equipo a utilizar sus propias preferencias para alcanzar los objetivos. Los individuos a menudo tienen diferentes estilos para satisfacer las mismas expectativas. Por ejemplo, algunas personas prefieren reunirse con frecuencia, mientras que otras trabajan mejor de forma autónoma. Algunos miembros del equipo trabajan mejor por teléfono, mientras que otros lo hacen mejor en reuniones por video. Ser flexible desde un punto de vista multifocal puede brindar a las personas la oportunidad de superar las expectativas y contribuir exponencialmente. La autonomía y el respeto son muy valorados, y el uso de estos principios dentro del equipo conducirá a una cultura de desarrollo. Tener una cultura flexible no debe darse por sentado, y las expectativas de estos planes deben ser claras.

5) ¡Guardián, se ha ido para siempre!

Trabajar a distancia no equivale a trabajar en un silo. Por ello, incorporar la práctica colaborativa es fundamental para la difusión del trabajo que realizan los equipos virtuales. Trabajar con equipos para lograr cosas excelentes puede resultar insuficiente sin la participación, la experiencia y el conocimiento dinámico adecuados. Usted y su equipo no son los guardianes del conocimiento y, por lo tanto, la creación de redes es parte integral del rendimiento.

El líder no solo necesita involucrar a las partes interesadas externas con el equipo, sino que también debe enseñar a otros a practicar esto. Trabajar en el mundo virtual es excepcionalmente único cuando se trata de incorporar nuevos miembros. Es significativamente más difícil seguir, observar y aprender los roles de otros colegas. Asegurarse de que los nuevos miembros reciban presentaciones interdisciplinarias es clave, y proporcionar a los equipos una lista de contactos también es ideal. Además, invitar a su equipo a seguir aprendiendo, reunirse con líderes en el campo y brindarles recursos para crecer los estimulará a perfeccionar esta práctica.

6) Hacer un Manual de Operaciones

Muchos equipos virtuales todavía son jugadores nuevos en el juego. Personalmente, me enfrenté a varios desafíos al desarrollar un departamento de mejora de la calidad completamente remoto para la atención basada en el valor. Gran parte de mis necesidades eran reclutar, contratar personal, desarrollar descripciones de puestos, políticas, procedimientos y construir la infraestructura desde cero. Dicho esto, quiero enfatizar el valor de crear un “manual de operaciones virtual”. Al igual que un manual del empleado, el manual virtual puede ser un documento compartido en constante crecimiento con contribuciones de todos los miembros. El equipo puede ser creativo e incluir una tabla de contenido, mejores prácticas, limpieza, etiqueta o cualquier cosa que tenga sentido para sus objetivos y necesidades únicos. Además, nuestro equipo creó un formulario de mejora de la calidad que permite a las personas enviar propuestas para actualizar el manual y las políticas según sea necesario.

Crear un sentido de unión sin estar juntos es la dirección del futuro. Animo a los líderes a pedir comentarios, sugerencias y mantener una mente abierta. Espero ver el potencial de los equipos virtuales emergentes y estoy ansioso por aprender cómo dan forma a nuestra práctica. Trabajar en un entorno remoto puede presentar desafíos diferentes a los tiempos tradicionales, ¡pero depende de nosotros cultivarlo!

Sobre el Autor: Bronwyn Gorgone DNP, ha sido una distinguida enfermera registrada por más de 6 años. Bien versada en funciones administrativas, clínicas y de salud comunitaria, es una estudiante de doctorado apasionada por la educación y el aprendizaje permanente. Actualmente ocupa el cargo de enfermera de transición de cuidados en Sun River Health.

Los puntos de vista y las opiniones expresadas en esta publicación pertenecen al autor o autores y no reflejan necesariamente la política oficial o la posición del Royal College of Physicians and Surgeons of Canada. Para obtener más detalles sobre los descargos de responsabilidad de nuestro sitio, por favor vea nuestra página ‘Acerca de’

Fuente de la imagen: rawpixel