Las claves para la gestión del tiempo (Parte 5): ¡Domine su lista de tareas pendientes!

En este último artículo de mi Claves para la gestión del tiempo serie yo te ayudo Domine su lista de tareas pendientes para que realmente pueda hacer las cosas que tiene la intención de hacer cuando tiene la intención de hacerlas, ¡y seguirlas de manera consistente!

Mientras que solo te estoy dando la punta del iceberg aquí. Es importante comprender todas las piezas y partes que deben unirse para que pueda administrar su tiempo, energía y enfoque de manera efectiva y eficiente. (Si te perdiste el Fundamentos de la gestión del tiempo en la Parte 1 de esta serie, haga clic para empezar aquí primero.)

La gestión del tiempo comprende un conjunto complejo de sistemas, herramientas, habilidades y estrategias que deben personalizarse para brindarle asistencia de la manera más eficaz. Pero, cuando haya personalizado su Pilares de ProductividadTM y están listos para trabajar para ti y sus fortalezas y tendencias únicas, se convierten en un andamiaje que cambia la vida y le permite aprovecha tu potencial y tener el Libertad que deseas para las cosas (y las personas) que más te importan.

Con el andamiaje correcto apoyándolo, puede desempeñarse al nivel de sus habilidades de manera más consistente y más fácil, y liberar esos 3 recursos preciosos de tiempo, energía y Atención ¡para el resto de tu vida!

Como parte de ese andamiaje esencial, debe Domine su lista de tareas pendientes si quieres

¡Haz tus tareas pendientes!

Como expliqué en el artículo anterior, tener algún tipo de sistema confiable donde pueda registrar y administrar la todos cosas que necesita y quiere hacer en su vida es esencial. Es imposible para cualquier persona, especialmente alguien con TDAH o tendencias ADD y nuestros desafíos típicos de memoria y funciones ejecutivas, manejar todas las partes y piezas móviles que componen nuestras vidas. Si ha estado siguiendo y está creando hábitos buenos y sólidos sobre el uso de su lista, es importante que luego piense en cómo Estás poniendo cosas en tu lista.

Independientemente del sistema que utilice para administrar las cosas que necesita hacer en su vida, desea asegurarse de que realmente está abordando las tareas de la lista para evitar que crezca exponencialmente.

Asombrosamente, cómo ¡usted registra las tareas en su lista realmente hace una diferencia en su capacidad para ejecutar esas tareas!Lynne Edris trabajando en el calendario en la computadora portátil

¿Tu lista de tareas pendientes se parece a esto?

Mis clientes que luchan con la gestión del tiempo a menudo tienen problemas para ejecutar las cosas en su lista de tareas pendientes, en parte debido a la forma en que las registran. Una lista de tareas típica para un cliente podría parecerse a este ejemplo:

  • Comprar comestibles;
  • medicamentos para perros;
  • Haga que le den servicio al automóvil;
  • Redecorar la sala de estar;
  • Llame a un plomero para que arregle la fuga que brota en el baño;
  • Busque en el programa de Maestría;
  • Sacar la basura.

Por supuesto, la lista de un nuevo cliente también sería mucho más larga pero, si observa esta lista, lo que verá es una combinación de cosas que son elementos de una sola acción, proyectos más complejos, cosas que son urgentes o oportunas y cosas que son más lo que yo llamo «algún día, tal vez» cosas que hacer.

A continuación se presentan algunos básicos Principios de la lista de tareas pendientes ¡eso puede hacer que sea mucho más fácil terminar tus tareas pendientes!

Principios de la lista de tareas pendientes

Repensar la priorización.

Muchos de mis clientes luchan con la priorización. Muchos expertos defienden la matriz de Eisenhower como una forma de priorizar en función de dónde pertenecen las cosas en el cuadrante de lo que es urgente, importante, no urgente y no importante. El problema para la mayoría de mis clientes es que todo se siente importante (o, para empezar, no estaría en la lista), y lo que es «urgente» puede parecer sesgado (lo que vuelve a esa percepción torcida del tiempo de la que hablé en la Parte 2). de esta serie).

Y muchos de nosotros hacemos que la priorización sea más difícil de lo que debe ser debido a las connotaciones emocionales de las «prioridades». (Como en, «Si tuvieras tus prioridades claras…») Si tienes resistencia o tienes una relación inútil con el concepto de priorización, trata de reformular el concepto simplemente como «Clasificación” o ordenar tus tareas pendientes. ¡Es el mismo resultado, con un sentimiento muy diferente!

Orientar a Tiempo.

La lista de muestra anterior contiene elementos oportunos que son más urgentes, como reparar la fuga, en medio de elementos de «algún día, tal vez» como «Buscar un programa de maestría». Necesita mecanismos y sistemas en los que pueda confiar para capturar todas las cosas que tiene la intención de hacer de inmediato, así como las cosas que tal vez quiera investigar en el futuro, y necesita tener cierto grado de confianza en que todas esas cosas se obtendrán. su atención, o su cerebro no querrá dejarlos ir. (Lo cual es una de las razones por las que la gestión de tareas es la más compleja de las Pilares de ProductividadTM para configurar de una manera que funcione para usted, y por qué pasamos meses perfeccionando la gestión de tareas en mi ¡Soltado!TM programa de tutoría de gestión del tiempo de 90 días).

¡Los elementos más oportunos no pertenecen a las cosas que no tiene la intención de ejecutar en el mismo período de tiempo! Todo lo que hace es confundir nuestras mentes y hacer que nuestros cerebros tengan que trabajar demasiado para filtrar lo que es oportuno, lo que no lo es y lo que pretendemos hacer en ese momento. Y, nuevamente, a menudo evitaremos todo ese procesamiento adicional o nos quedará poco ancho de banda para comenzar con lo que elijamos, o elegiremos hacer cosas que se sientan fáciles o que llamen nuestra atención en el momento. (¡Esa es una de las razones por las que muchos de nosotros terminamos dejando que nuestras bandejas de entrada o cualquier «crisis» momentánea surja, controlen nuestros días!)

Estructurar sus sistemas de administración de tareas en torno a fechas (en lugar de esa noción siempre turbia de «prioridades») puede marcar una gran diferencia al facilitar la planificación de cada día de una manera que realmente pueda ejecutar.

Aclarar consecuencias.

Es innegable que la priorización es un elemento crucial de la planificación y la realización de las tareas pendientes, ¡pero no tiene por qué ser tan complicado! El lugar más simple para comenzar a decidir qué hacer a continuación (que es todo lo que realmente es la priorización), es mirar las fechas y las consecuencias. Primero, busque cualquier fecha externa fija asociada con sus tareas pendientes. A veces, la fecha es una fecha límite real de algún tipo, como una fecha de vencimiento, pero a veces la fecha es más una fecha de vencimiento. Obviamente, no se molestaría en confirmar su asistencia a un evento después de que el evento ya haya ocurrido. Del mismo modo, si no soluciona pronto esa fuga de la lista, es posible que tenga algunos daños importantes que serán muy costosos a largo plazo. Asocia la fecha con esa tarea también.

Luego, después de esos plazos externos, queremos buscar fechas después de las cuales sucederá algo negativo (como un recargo por retraso o vergüenza), o después de las cuales no tiene sentido molestarse con la tarea en absoluto. Por ejemplo, hay una fecha después de la cual honestamente es más vergonzoso enviar ese obsequio o nota que deseas enviar. ¡Aunque es una fecha implícita, esa fecha de «por qué molestarse», «vencimiento» es real! Entonces, piensa en una fecha después de la cual ya no sea apropiado enviar una nota de agradecimiento. ¿Qué es eso para ti? ¿Un mes? ¿Seis meses? Es importante que averigües cuidadosamente qué es eso real fecha es, y anótela junto con la tarea.

Para ser claro: estoy no hablando de elegir arbitrariamente una fecha para tratar de engañarte a ti mismo para que tomes medidas. (¡Sabes que eso no funciona más que adelantar tus relojes para mantenerte a tiempo!) Estoy hablando de decidir cuidadosamente una fecha realista que no se debe exceder. ¡Hay una distinción importante allí! Orientar sus «prioridades» a tiempo puede hacer que sea mucho más fácil decidir qué hacer a continuación.

Lista de tareas vs proyectos.

A menudo, una tarea que parece simple y parece ser un elemento de una sola acción puede ser algo que requiere varios pasos y una mayor Funcionamiento ejecutivo. Por ejemplo, la segunda tarea, «Reparar el automóvil», puede ser más un proyecto de varios pasos de lo que parece. Si no tiene un mecánico que realice el mantenimiento regular de su vehículo, deberá encontrar uno. ¿Dónde buscas uno? ¿Preguntarías? ¿Cómo sabes en quién puedes confiar? Si no sabe exactamente qué servicio requerirá su automóvil, deberá obtener el manual del propietario y averiguarlo. Tal vez necesite revisar sus registros para ver cuándo se realizó su último servicio. Si las finanzas son un problema, no solo necesita saber qué servicio se va a realizar, necesita averiguar cuánto va a costar para saber si puede cubrir la factura. Luego, por supuesto, debe estar al tanto de su calendario para poder programar la cita para el servicio una vez que haga la llamada. Y si necesita que lo lleven… ¡No es de extrañar que a veces nuestros autos se queden sin servicio!

Claro siempre es más fácil.

Siempre es más probable que ejecutemos cosas en nuestras listas cuando se anotan como elementos de acción única. Tareas verdaderas. Cuando enumeramos proyectos que requieren varios pasos, puede dificultarnos la ejecución de esas cosas porque requiere más funciones ejecutivas. Esos proyectos de varios pasos requieren que nuestros cerebros los procesen (utilizando nuestras funciones ejecutivas como la memoria de trabajo, la organización de la información y la secuenciación) y usen una gran cantidad de energía de procesamiento mental antes de que intentemos comenzar o activar. Cuando usamos demasiado de nuestro procesamiento de funciones ejecutivas para decidir qué hacer y cómo comenzar, tendemos a evitar y/o nos queda menos poder de procesamiento para realmente comenzar.

Cuando registramos solo elementos de acción individuales o el siguiente paso de acción en un proyecto de varios pasos, liberamos nuestras mentes para ejecutar más fácilmente. Esto hace que sea mucho más probable que hagamos las cosas que necesitamos hacer cuando las hacemos.

Tenga en cuenta que incluso la primera tarea enumerada en la lista de ejemplo anterior, «Comprar comestibles», puede parecerse más a un proyecto que a un solo elemento de acción. Para comprar comestibles, necesitamos tener algún tipo de inventario de lo que necesitamos reemplazar, así como algún tipo de plan sobre qué tipo de comestibles vamos a necesitar, es decir, un plan de comidas de algún tipo. ¡Y todo eso requiere una gran cantidad de funciones ejecutivas antes de que siquiera pensemos cuándo vamos a tener el tiempo y la energía para «comprar comestibles»! A menos que tenga sistemas implementados para la planificación de comidas y el inventario de la despensa, ¡comprar comestibles en realidad no es un elemento simple de una sola acción! Así que no es de extrañar que lo evitemos hasta que estemos mirando la despensa de Mother Hubbard, o nos dirigimos a la tienda y recogemos cosas que no necesitamos, y nos vamos sin las cosas que necesitamos.

Centrarse en la siguiente acción.

Cuando se da cuenta de que no está ejecutando algo que está en su lista de tareas, es importante mirarlo y ver si hay varios pasos para eso que lo están atascando. Siempre sugerí que mis clientes registraran el siguiente paso de acción lógico para aquellas tareas que no son elementos de acción únicos. Cuando tacha ese primer paso, simplemente agrega el siguiente paso de acción. Cuidado: si te obligas a enumerar TODOS los pasos de acción de un proyecto, es probable que te quedes atascado y te abrumes con el volumen de cosas en la lista de tareas. Si nuestras listas se vuelven demasiado largas, eso también puede cerrarnos y hacer que sea más difícil para nosotros hacer algo. Por lo tanto, enumere como máximo los próximos uno o dos pasos lógicos del proyecto. Si siente que necesita hacer una planificación más detallada de un proyecto, le recomiendo a mis clientes que lo hagan en otro lugar que no sea su lista de tareas principal. Un cuaderno separado o un nuevo documento electrónico, una aplicación o algún otro lugar para registrar esos detalles puede ser útil.

Incluso cuando logramos priorizar bien, a veces nos encontramos dejando que las tareas se repitan y no ejecutándolas cuando pretendíamos hacerlo. Cuando esto sucede, siempre aconsejo a mis clientes que miren la tarea y vean qué pequeña parte de ella pueden, con 100% de certeza, hacer hoy. En este momento. Siempre les preguntaba a mis clientes: «¿Cuál es la parte más pequeña de eso que puedes hacer en este momento?”

Entonces, les pregunto, “En una escala del 1 al 100, ¿qué tan probable es que hagas esa tarea hoy? Honestamente.» Si obtengo algo menos del 100%, haré que lo desglosen aún más. Que Activación (o comenzando) parte de nuestro Funcionamiento ejecutivo puede ser muy difícil para aquellos de nosotros con ADD y ADHD. Una vez que comenzamos y pasamos esa etapa de Activación, a menudo somos buenos para continuar y podemos mantener nuestro impulso. Asi que…

¿Qué es lo Único que puede hacer hoy, con 100% de certeza, para ponerse en movimiento?

Gestionar sus tareas pendientes de manera eficaz mediante la creación de hábitos en torno a su(s) lista(s) y estar atento a cómo registra lo que hay en su lista puede marcar una gran diferencia para asegurarse de que su lista no crezca más rápido de lo que puede ejecutar los elementos en ella.

Próximos pasos

Revise sus tareas pendientes una vez y analice si lo que está haciendo está (o no está) funcionando para usted, y dónde se está adhiriendo a estos principios básicos.

Como el otro Pilares de ProductividadTM tener un sistema sólido para la gestión de tareas que es fácil de mantener y te ayuda hacer las cosas correctas más fácilmente es una parte importante de la gestión eficaz de su tiempo. ¡Le permite planificar rápidamente de una manera que puede ejecutar, y lo libera para poder perseguir las cosas en la vida que disfruta y en las que es bueno!

Y de eso se trata todo esto, de verdad.

¡Hay más en la vida que luchar constantemente para mantenerse al día con las demandas de su tiempo!

Para eso es realmente todo este trabajo duro, ¿no?

Sé que aquí te estoy dando la punta del iceberg proverbial, pero realmente puedes aprender a tomar el control de tu tiempo y tu vida, y crear la libertad que deseas. ¡No hay nada malo contigo, tu autodisciplina o tu ética de trabajo!

Si tiene dificultades para aprovechar al máximo su tiempo, energía y atención, no tiene nada de malo ! Simplemente aún no has aprendido cómo hacer las cosas de manera que funcionen para ti, ¡y estas son cosas que realmente puedes aprender!

Con el andamiaje adecuado apoyándolo, realmente es posible para usted…

¡Haz más espacio en tu vida para lo que te trae alegría!

realmente puedes Tome el control de sus días y aborde sus tareas pendientes con facilidad así que tú Tener

  • Más tiempo
  • Más energía y
  • Más ancho de banda

Para lo que más importa!

Necesita aprender a hacer las cosas de una manera que funcione para usted, y necesita tener sus sistemas, herramientas, estrategias y estructura (esos Pilares de ProductividadTM) configurado para trabajar PARA TI, con tus fortalezas y tendencias naturales, en tu vida real, actual, para que puedas lograr lo que te propongas con facilidad y desempeñarte al nivel de tus habilidades de manera más consistente.

Y eso es exactamente lo que podemos hacer juntos en mi ¡Soltado! Grupo de tutoría de gestión del tiempo de 90 días. Compruébalo y únete a nosotros en www.UnleashedPotential.group

¡Estoy aquí y listo para ayudar!

Hasta la proxima vez,
lynne edris

Lynne Edris, ACG
Entrenador de productividad y TDAH



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